Contabilidad agrícola: Concepto y objetivos
La contabilidad agrícola es una especialización de la contabilidad de costos que tiene como objetivo principal establecer los costos asociados a la explotación de productos agrícolas. Además, incluye los gastos relacionados con su comercialización e industrialización. En este artículo exploraremos los conceptos fundamentales, los objetivos específicos, las clases de cultivos, las fases de desarrollo, y la estructura de costos inherente a esta disciplina esencial para el sector agropecuario.
(También te puede interesar: Depreciación de activos fijos)
¿Qué es la contabilidad agrícola?
La contabilidad agrícola es una rama de la contabilidad de costo que tiene por objetivo establecer el costo de explotación de un producto agrícola (Producción), y los gastos originados de su comercialización o industrialización.
La contabilidad agrícola se centra en registrar, clasificar y analizar las transacciones relacionadas con la explotación de la tierra, la recolección de frutos y su posterior comercialización o industrialización. Va más allá del simple control financiero, pues integra técnicas específicas para medir costos y beneficios en cada etapa del ciclo productivo.
(Podría interesarte: Tipos de contabilidad)
Tiene por objeto dar las normas para el registro contable de todas las operaciones relacionadas al cultivo de la tierra, la recolección de frutos y su negociación.
Objetivos de la contabilidad agrícola
- Determinar la inversión por tipo de cultivo: Facilita el conocimiento detallado de los costos invertidos en cada tipo de cultivo.
- La contabilidad agrícola nos permite evaluar rendimientos: Identifica la utilidad o los resultados financieros obtenidos de cada cultivo. Esto facilita decisiones estratégicas.
- Otro de los objetivos de la contabilidad agrícola es analizar pérdidas o beneficios: Permite detectar las causas que generaron ganancias o pérdidas en los cultivos. Analiza factores internos y externos que afectan los resultados financieros de cada cultivo.
- Monitorear el avance del proceso productivo: Proporciona información sobre el grado de desarrollo de los cultivos.
- Presentar la situación económica y financiera: Ofrece una visión clara de la economía de la empresa agrícola. Genera informes que permiten evaluar la viabilidad y sostenibilidad de las operaciones.
(Puede que te interese: Tipos de organizaciones económicas)
Clase de cultivos agrícolas
Dentro de la contabilidad agrícola, para efecto de establecer las técnicas de registro contable, y de entender la jornalización de los diversos cultivos, es importante conocer la clase de cultivo que pueden existir en una empresa agrícola.
La contabilidad agrícola clasifica los cultivos en tres categorías principales, según su ciclo de producción y permanencia en el terreno, lo que determina cómo se registran y gestionan sus costos.
Cultivos temporales, cíclicos o estacionales (Cíclicos anuales)
Los cultivos temporales, como su nombre lo indica, son aquellos que completan su ciclo de vida dentro de un mismo año o estación. Esto incluye el proceso de siembra, germinación, crecimiento y cosecha, todo dentro de un único período fiscal. En otras palabras, se trata de cultivos que se producen, cosechan y consumen en el mismo año, siendo sus productos generalmente de corta duración en cuanto a almacenamiento.
(También puedes leer: La ecuación contable)
Esta característica hace que, en la contabilidad agrícola, los costos asociados a su producción deban registrarse como parte de los costos de explotación agrícolas del período correspondiente. Los gastos se cancelan contra esta cuenta y los resultados financieros se determinan a partir de la venta de los productos obtenidos.
Algunos ejemplos de este tipo de cultivos incluyen el maíz, el frijol, el arroz, el trigo, el sorgo, la papa, el algodón, el tabaco, el ajonjolí, el tomate y el maní o cacahuate. Es decir, son cultivos cuya siembra y cosecha se realizan dentro del mismo año fiscal.
Cultivos semipermanentes: Características y gestión contable
Los cultivos semipermanentes son aquellos que, aunque se siembran en un ejercicio fiscal, pueden empezar a generar sus primeras cosechas durante el mismo período. Sin embargo, es común que no alcancen su máximo rendimiento en ese tiempo. Por ello, los costos de explotación inicial suelen capitalizarse, registrándose en cuentas de activos diferidos, como «plantaciones en proceso».
Una práctica común, en la contabilidad agrícola, es que su manejo contable consiste en amortizar una parte proporcional a los costos acumulados según el porcentaje de producción obtenido. Antes de hacerlo, es necesario trasladar estos costos a una cuenta de activo fijo sujeta a depreciación, ya que reflejan las inversiones necesarias para establecer las plantaciones.
Dentro de estos cultivos pueden encontrarse el banano, el plátano, la caña de azúcar y la piña, entre otros. Su período agronómico generalmente es de uno a cinco años, es decir, que estos cultivos se siembran y producen en promedio uno o dos y hasta cinco años.
Cultivos permanentes: Características y gestión contable
Los cultivos permanentes reciben su nombre debido a su ciclo de producción, que abarca múltiples períodos anuales y requiere únicamente una siembra inicial. Ejemplos comunes incluyen el café, la citronela, el té de limón, los cítricos, el aguacate, el hule y diversos árboles frutales.
Proceso de desarrollo y producción
La siembra de estos cultivos se realiza generalmente en un período fiscal determinado. Sin embargo, su desarrollo requiere de uno a cinco años de inversión en cuidados y mantenimiento culturales antes de alcanzar la primera cosecha o los «ensayos». Posteriormente, una vez en la etapa de plena producción, estas plantaciones pueden rendir frutos durante un lapso que varía entre 10 y 20 años.
Manejo contable
Durante el período inicial de desarrollo, los costos relacionados con los cuidados culturales y otras inversiones necesarias se acumulan en una cuenta de activo diferido, como “Plantaciones en Proceso”.
Una vez que la plantación está lista para cosechar, el valor acumulado se traslada al activo fijo, abonando a la cuenta de activo diferido y cargando a una cuenta de activo fijo, como “Plantaciones”. A partir de ese momento, el costo acumulado se convierte en un activo sujeto a amortización.
Debe tomarse en cuenta que durante el período fiscal en que se llevará a cabo la cosecha completa, habrán gastos de cuidados culturales o costos de mantenimiento y conservación de ese año, pero estos costos deberán formar parte de los costos de explotación de ese período; es decir, que ya no podrán acumularse al valor de las plantaciones, sino ser parte del costo de explotación, conjuntamente con la depreciación de las plantaciones, en ese ejercicio fiscal.
Los cultivos permanentes representan una inversión significativa, tanto en términos económicos como en tiempo, pero su capacidad de generar ingresos sostenidos durante años los convierte en una opción estratégica en la agricultura de largo plazo.
Fases de cultivo en la contabilidad agrícola
La contabilidad agrícola tiene como uno de sus principales objetivos proporcionar información precisa sobre el grado de avance de los cultivos. Además, la contabilidad agrícola permite llevar un registro detallado de los costos asociados a cada fase del proceso, facilitando la transferencia de dichos costos como materia prima para las etapas siguientes. Por ello, es fundamental conocer las fases necesarias para el desarrollo y la explotación de cualquier cultivo.
La importancia de conocer qué fases u operaciones se generan en cada cultivo, es para llevar registro y control del grado de avance o crecimiento de los mismos, pues como ya se mencionó al principio constituyen procesos por órdenes específicas por orden de producción y los costos de cada fase anterior, se deben trasladar en su totalidad a la siguiente fase, en tal sentido en la mayoría de cultivo se identifican cuatro fases.
1) Fase de fomento:
Esta etapa tiene como objetivo preparar una tierra virgen para que esté apta para el cultivo, independientemente del tipo de cultivo que se vaya a desarrollar. Las actividades en esta fase incluyen: despeje de vegetación, arbustos o árboles, según lo requiera el cultivo.
Los costos asociados a esta etapa, como mano de obra, equipos y materiales, se pueden cargar directamente a los costos del periodo de cosecha o acumular en una cuenta de activo diferido. Estos costos se amortizarán con la primera cosecha obtenida, abonándose los importes anuales a una cuenta de activo fijo y registrando la amortización en los costos de producción del periodo correspondiente. Se cargan todos los costos relacionados a la preparación y habilitación de tierras.
Entre los costos asociados a la fase de fomento, en la contabilidad agrícola se incluyen:
- Insumos: fungicidas, herbicidas y semillas.
- Servicios: arados, tractores y preparación de almácigos.
- Mano de obra: labores como hacer surcos, ahoyados, drenaje, aplicación de herbicidas y prestaciones laborales.
- Otros: arrendamiento de tierras, anticipos a cuadrillas, gastos de víveres y transporte para las cuadrillas, entre otros.
2) Fase de siembra
En esta etapa se realizan todas las actividades relacionadas con la siembra en las áreas destinadas al crecimiento de las plantaciones. Entre estas se incluyen:
- Preparación de almácigos.
- Creación de surcos de siembra.
- Realización de la siembra específica.
- Actividades complementarias como deshijes, limpieza de hierbas y aplicación de insumos como fertilizantes, fungicidas o herbicidas.
Los costos de esta fase pueden tratarse de manera similar a los de la fase de fomento: acumulándose, difiriéndose o cargándose a los gastos del periodo, según el caso. Para efectos de presentación en los estados financieros, los gastos de la fase de fomento y la fase de siembra pueden agruparse como gastos de pre-cosecha.
3) Fase de cultivo (Cuidados culturales)
En esta etapa las plantaciones ya están en producción, y los costos registrados corresponden al mantenimiento necesario para garantizar el rendimiento de la cosecha. Las actividades incluyen:
- Aplicación de herbicidas y fungicidas.
- Mano de obra y prestaciones relacionadas con deshijes, limpieza y otras labores culturales.
Estos gastos ya no son acumulables ni capitalizables; forman parte de los costos de explotación del periodo, excepto en los casos en que no se espere una cosecha al cierre del periodo contable.
4) Fase de recolección
En esta fase se registran los costos necesarios para la recolección y manejo de la cosecha. Entre ellos se encuentran:
- Mano de obra y prestaciones para el corte y recolección.
- Insumos como canastos, empaques y material para el traslado de la cosecha.
- Gastos relacionados con el transporte de la cosecha al lugar de acopio o industrialización.
En la contabilidad agrícola, para efectos de los estados financieros, los costos de esta fase se agrupan como gastos de cosecha.
Dependiendo de la infraestructura y los procesos de la empresa, el ciclo productivo puede extenderse a etapas posteriores, como la comercialización o industrialización.
a) Empaque: Costos asociados al embalaje del producto para su almacenamiento o distribución.
b) Industrialización: Procesos que transforman el producto agrícola en derivados o bienes manufacturados.
c) Ventas: Gastos relacionados con la comercialización y distribución del producto final.
Este enfoque permite clasificar y gestionar eficientemente los costos de cada etapa del ciclo productivo, facilitando su análisis y presentación en los estados financieros.
Estructura y manejo de costos agrícolas e inventarios
A continuación, se describe el tratamiento contable de los diferentes tipos de cultivos en relación con los estados financieros, distinguiendo entre cultivos cíclicos, semipermanentes y permanentes.
1) Costos de cultivos cíclicos y/o estacionarios
Cultivos cíclicos en el Estado de Pérdidas y Ganancias
Los costos asociados a cultivos cíclicos (también denominados estacionarios, por su dependencia de estaciones como verano o épocas específicas como Navidad) se consideran costos de explotación del período. Esto significa que:
- Los costos se liquidan dentro del mismo ejercicio contable contra la producción o cosecha de ese mismo ejercicio.
- Se cargan directamente al valor de la cosecha antes de su venta, reflejándose en los inventarios.
- Una vez vendidos, estos costos se reconocen como costos de producción en el estado de pérdidas y ganancias. Si no se venden, permanecen como parte de los inventarios hasta que sean realizados.
Tratamiento de los cultivos cíclicos o estacionarios en El Balance General
En este caso, no existen valores capitalizables ni cuentas de activo fijo relacionadas con estos cultivos, ya que los costos no se consideran inversiones a largo plazo. Si la cosecha no se vende, su valor se incluye en los inventarios como activos corrientes.
2) Costos de cultivos semipermanentes
Cultivos semipermanentes en el Estado de Pérdidas y Ganancias
Los cultivos semipermanentes requieren un manejo contable más elaborado:
- Los costos incurridos durante el desarrollo de las plantaciones se capitalizan en una cuenta de activo diferido denominada Plantaciones en proceso.
- Una vez que las plantaciones están formadas, los costos acumulados se transfieren a una cuenta de activo fijo (Plantaciones).
- A partir de ese momento, las plantaciones comienzan a depreciarse en el ejercicio en el que producen su primera cosecha. Esta depreciación, junto con los costos de mantenimiento, se registra como parte de los costos de explotación del período, o puede amortizarse en el porcentaje que ya empezó a producir.
Tratamiento de los cultivos semipermanentes en el Balance General
Durante la etapa de formación, los valores asociados se reflejan como activos diferidos. Una vez que las plantaciones producen, los costos se trasladan a una cuenta de activo fijo (Plantaciones), y solo la depreciación de esta cuenta se considera un costo de producción.
3) Costos de cultivos permanentes
Cultivos permanentes en el Estado de Pérdidas y Ganancias
El tratamiento contable de los cultivos permanentes es similar al de los semipermanentes:
- Durante el proceso de formación, los costos se capitalizan en activos diferidos.
- Una vez que las plantaciones están listas para producir, los costos acumulados se transfieren a una cuenta de activo fijo (Plantaciones).
- A partir de entonces, la depreciación de las plantaciones y los gastos de mantenimiento se registran como costos de explotación en el ejercicio en que la cosecha es recogida.
Tratamiento de los cultivos permanentes en el Balance General
Todos los costos de formación se capitalizan como activos diferidos hasta el inicio de la producción. En el período en que se obtiene la primera cosecha, los valores se transfieren a una cuenta de activo fijo (Plantaciones). Solo la depreciación de esta cuenta formará parte de los costos de producción.
Costo de ventas en la contabilidad agrícola
Costos unitarios y costos totales en la contabilidad agrícola
Uno de los principales objetivos de los costos, es la determinación del costo unitario, a fin de establecer el precio de venta de nuestra producción. Del conocimiento del costo unitario se tomarán muchas decisiones que tome un agricultor o la dirección tales como la reducción del costo, la diversificación de cultivos, el control de las operaciones de gastos, cambio de actividades, entre otros.
La correcta determinación del costo unitario, permite la fijación de precios de venta (Aunque el precio de venta de algunos productos se fija en el exterior) y las políticas de operaciones de acuerdo con los aspectos financieros y las condiciones del mercado.
Basándose en esta información de la contabilidad de costos, se puede establecer el punto de equilibrio, o hacerle cambios a un presupuesto de producción, variar hacia otros productos más rentables.
Los costos totales de producción, se van acumulando conforme a cada fase del proceso productivo. A estos costos de producción se le agregan los gastos de comercialización y los gastos de administración, para llegar a obtener el costo total de venta, para saber el costo con que lo vamos a llevar al mercado para comercializarlo.
El costo unitario, entonces se establece así:
1) Se suman los costos incurridos conforme a cada fase del proceso productivo, obviando los costos de comercialización, los gastos de administración y los gastos financieros.
2) Si hubiere un subproducto, se restará el costo del mismo al precio que resulte más bajo en el mercado.
3) El nuevo valor de costo de producción, resultante al restar el subproducto, se dividirá entre el total unidades de medida producidas (Quintales, cajas, libras o unidades) en el período, y este será el costo unitario por unidad de producción.
4) El costo unitario del subproducto, estará establecido por el mercado.
Estos valores o costos unitarios, servirán para darle ingreso a los productos, a las cuentas de inventarios, para determinar el costo de ventas. Después al estado de pérdidas y ganancias se suman los gastos de operación y comercialización, para saber el costo total agropecuario.
Conclusión sobre la contabilidad agrícola
La contabilidad agrícola es una herramienta indispensable para la gestión eficiente de las explotaciones agrícolas. Al proporcionar una visión detallada de los costos asociados a cada etapa del proceso productivo, desde la siembra hasta la comercialización, permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos sólidos y confiables.
Los objetivos de la contabilidad agrícola son múltiples: desde determinar la inversión por tipo de cultivo y evaluar los rendimientos, hasta analizar pérdidas y ganancias, monitorear el avance productivo y presentar la situación financiera de la empresa. Esta disciplina, al clasificar los cultivos en temporales, semipermanentes y permanentes, permite adaptar las técnicas contables a las particularidades de cada tipo de cultivo.
La estructura de costos agrícolas es compleja y abarca diversas fases: fomento, siembra, cultivo y recolección. La contabilidad agrícola nos ayuda a comprender estas fases, lo cual es esencial para asignar los costos correctamente y evaluar la rentabilidad de cada etapa. Además, la determinación del costo unitario es fundamental para fijar precios de venta competitivos y tomar decisiones sobre la diversificación de cultivos.
En resumen, la contabilidad agrícola es mucho más que un simple registro de transacciones. Es una herramienta de gestión que aporta información valiosa para optimizar los procesos productivos, mejorar la toma de decisiones y garantizar la sostenibilidad de las explotaciones agrícolas en un entorno cada vez más competitivo.